【経営・管理】従業員を雇った後の「法定4帳簿」

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外国人のビザと雇用の専門家 中国語が話せる行政書士・社労士の大西祐子です

従業員を新たに雇った際、経営者や管理者が最初に準備すべき重要書類があります。
それが、労働基準法などで義務付けられた「法定4帳簿」です。
この記事では、それぞれの帳簿の役割や記載項目、よくあるミスについて、労務管理の観点からわかりやすく解説します。

1. 労働者名簿（ろうどうしゃめいぼ）

労働者を雇ったら、まずはこれ！

労働者名簿は、雇入れ時に必ず作成しなければならない帳簿です。

• 事業場ごとに作成が必要
• 労働者ごとに個別に作成する必要あり

必須記載項目

• 氏名
• 生年月日
• 性別
• 住所
• 履歴（学歴・職歴など）
• 従事する業務内容
• 雇入年月日
• 退職年月日・退職事由

よくあるミス

• 退職者の名簿を廃棄してしまっている
  　→ 退職日から起算して3年間の保存義務があります。
• 退職年月日・退職事由の記載漏れ
  　→退職年月日・退職事由も記載しておきましょう。
• 履歴欄が空白のまま

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2. 出勤簿（しゅっきんぼ）・タイムカード

出勤簿は、労働時間の実態を記録するための帳簿です。法律条文に明記はされていませんが、厚生労働省のガイドラインにより「労働関係に関する重要な書類」とされています。

記載すべき内容

• 氏名
• 出勤日
• 始業・終業時間
• 休憩時間
• 残業時間（時間外労働）

よくあるミス

• 保存年限前に廃棄してしまう
  　→ 業務完結日から3年間の保存義務があります。
• 出勤日は記載していても始業・終業時間の記録がない
  　→出勤日に〇だけしたり、印鑑が押されているものを見かけますが、始業・終業時間も必要です。
• 中抜けや休憩の取得状況が未記載
  　→何時間働いたかどうかが分かるようにしておきましょう。

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3. 賃金台帳（ちんぎんだいちょう）

賃金台帳は、給与計算の基礎となる帳簿であり、労務管理の要です。

• 事業場ごとに作成する必要があります。

必須記載項目

• 氏名、性別
• 賃金計算期間（例：○月分、○月○日～○月○日）
• 労働日数・労働時間（深夜・休日・残業含む）
• 基本給、手当額
• 賃金控除額

よくあるミス

• 保存年限未了で廃棄
  　→最後の記入日から3年間の保存義務があります。
• 賃金計算期間の記載漏れ
  　→いつからいつ分なのか分かるようにしておきましょう。
• 時間外労働（残業）や深夜労働の記録が不十分
  　→勤務時間や残業、深夜労働をどのくらい行ったのか分かるようにしておきましょう。
• 外部委託先に保管しており、確認できない
  　→社労士だけが持っている、ということにならないように気を付けましょう。

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4. 年次有給休暇管理簿（ねんじゆうきゅうきゅうかかんりぼ）

2019年から義務化された比較的新しい帳簿です。有給休暇の適正な取得と管理のため、労働者ごとに作成が必要です。

必須記載項目

• 有給休暇の付与日（＝基準日）
• 付与日数
• 実際の取得日

フォーマットは自由ですが、記録内容が網羅されていなければなりません。

よくあるミス

• 作成義務を知らず未作成
  　→できてから日が浅い帳簿。知らない、ということもあるようです。
• 付与日・付与日数の未記載
  　→いつから発生するのか記載しておきましょう。
• 具体的な取得日が記載されていない

　→何月何日に取ったのか、分かるようにしておきましょう。

まとめ：帳簿管理は労務リスク対策の第一歩

「法定4帳簿」は、単なる形式的な書類ではありません。
法的リスク回避やトラブル未然防止のための重要ツールです。
正確な記載と適切な保存を徹底することで、経営上の信頼性も大きく向上します。

最後までご覧いただきありがとうございました。
今日も良い一日をお過ごしください！

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