ご訪問頂きありがとうございます。外国人のビザと雇用の専門家中国語が話せる行政書士・社労士の大西祐子です
外国人従業員を雇用している会社の皆さまは、社会保険の手続きで、従業員の氏名をどのように登録していますか？
日本人と同じようにフリガナを記載すればよいと思っている方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、外国人従業員の厚生年金保険の資格取得手続きでは、ローマ字氏名の確認が必要になる場合があります。
令和8年（2026年）10月1日から、日本国籍を有しない方のフリガナ氏名の取り扱いが変更されました。
今回は、外国人従業員を雇用する企業の担当者が知っておきたい「ローマ字氏名届」について解説します。
1．2026年10月1日から外国人のフリガナ氏名の取り扱いが変更
日本年金機構では、厚生年金保険の資格取得時などに、フリガナ氏名を届け出ることになっています。
これまでは、届出された情報を住民基本台帳上の情報と照合し、本人を特定したうえで資格取得の決定が行われていたようです。
しかし、外国人の場合、個人番号や生年月日などの情報が一致していても、フリガナ氏名だけが住民基本台帳上の情報と一致せず、本人を特定できないケースがあったようです。
そこで、2026年10月1日からは、フリガナ氏名だけが一致しない場合の取り扱いが変更されています。
入国後、初めて厚生年金保険に加入する方で、個人番号を持っていても基礎年金番号を持っていない場合は、従来どおり「厚生年金保険被保険者 ローマ字氏名届」を提出し、ローマ字氏名による確認を行われる。
ローマ字氏名が住民基本台帳上の情報と一致すれば、資格取得届に記載されたフリガナ氏名を基に、資格取得の決定が行われます。
なお、転職などで厚生年金保険に再加入する方については、ローマ字氏名を確認できる書類を提出することで、本人確認が行われる場合があります。
出典：日本年金機構「日本国籍を有しない方のフリガナ氏名の取り扱いについて」
https://www.nenkin.go.jp/oshirase/taisetu/jigyosho/2026/202609/0916.html
2．ローマ字氏名届とは？
ローマ字氏名届とは、外国人従業員などの氏名をローマ字で届け出るための書類です。
外国籍の従業員を採用した際、次のような場合に、健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届などとあわせて提出します。
・マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない方
・個人番号制度の対象外である方
外国人を採用したからといって、すべてのケースで同じ書類が必要になるわけではありません。マイナンバーと基礎年金番号の紐付け状況や、本人の在留状況などに応じて確認する必要があります。
また、2026年10月1日からの取り扱い変更により、フリガナ氏名だけが一致しない場合には、ローマ字氏名による本人確認が行われることがあります。
外国人従業員を初めて雇用する会社では、資格取得届だけでなく、ローマ字氏名届の要否も確認しておきましょう。
3．ローマ字氏名届の記載で注意したいこと
ローマ字氏名届を作成するときは、氏名の記載方法に注意が必要です。
日本年金機構の案内では、ローマ字氏名について、在留カード、特別永住者証明書、住民票などに記載されている氏名を確認して記入することとされています。
また、資格取得届に記載するフリガナ氏名との関係にも注意しましょう。
外国人従業員の氏名は、パスポートや在留カード、社内の人事情報、給与計算ソフトなどで表記が異なることがあります。
社会保険の手続きでは、本人確認に必要な情報を確認し、各書類の記載内容に誤りがないようにすることが大切です。
ローマ字氏名届の様式や記入例は、日本年金機構のウェブサイトから確認できます。
「ローマ字で氏名を登録（変更）するとき」
https://www.nenkin.go.jp/shinsei/kounen/tekiyo/sonota/20150204.html
4．外国人従業員を雇用する会社が確認しておきたいこと
外国人従業員を雇用すると、在留資格の確認だけでなく、社会保険や労働保険など、さまざまな手続きが必要になります。
今回のローマ字氏名届についても、採用時の社会保険手続きの一つとして確認しておきたいポイントです。
特に、初めて日本で働く外国人従業員の場合は、基礎年金番号を持っていないこともあります。
採用時には、次の点を確認しておきましょう。
・健康保険・厚生年金保険の資格取得届が必要か
・マイナンバーと基礎年金番号が結びついているか
・ローマ字氏名届の提出が必要か
・フリガナ氏名とローマ字氏名の記載に誤りがないか
外国人雇用では、在留資格の手続きが完了すれば、それで終わりというわけではありません。
入社後の社会保険、労働保険、給与計算、労務管理まで、適切に対応することが必要です。
ビザと労務の両方を確認することで、外国人従業員を雇用する会社の手続き漏れやトラブルを防ぎやすくなります。
最後までご覧いただきありがとうございました。今日も良い一日をお過ごしください！
☘外国人ビザについて 初めて外国人を雇う社長様、悩む前にご相談ください
☘外国人ビザ関係の研修・講座、承ります
☘在日本经营企业的外国企业家，我们为您提供从经营管理签证到劳动用工管理的一站式专业支持。
☘Please feel free to contact us about Japanese visas
and establishing a company in Japan.
☆問い合わせ先☆
ビザLINEでのご相談は👇または@388lhtulで検索
https://lin.ee/B4Twc3k
微信でのご相談は👇または ID：youzi-7912
https://office-you.wixsite.com/officeyou/weixin
外国人の会社設立＆「経営・管理」ビザに関しては
https://zh.viza-office-you.com/
会讲中文的行政书士·社会保险劳务士
帮助外国经营者在日本经营，申请经营签证，劳务管理
初めての外国人雇用コンサルタント
～ 外国人雇用の仕組みづくり～